会务服务依附会议的召开而存在，不开会就不存在会务服务。同样，会务服务的标准随会议规格的升高而攀升，随着会议规格的降低而就简。所以，会务服务的标准不是我们准备的越高档越好，而是要从实际出发，根据会议规格的实际标准制定相应的会务服务计划。会务服务可以指定一套自己的标准，但是这个标准也不是一成不变的，而是根据会议现场情况随时变通的。议新闻是贯彻执行党的路线方针政策的主渠道，也是有效引导舆论的主阵地。新闻媒体通过对会议的报道，及时将党的理论、方针、政策和各项工作等信息传递给社会各界，积极地引导社会舆论，始终是新闻媒体一项重要的社会职能。
大型会议活动策划方案中需要包括详细的分工以及需要完成的时间，具体注意事项如下：
1、会议活动策划方案应讲求实效、突出特色的原则；
2、活动要提前筹备和确定；
3、会务准备是列出屋子清单，同事派专人落实和保管，避免遗忘或者遗失；
在会务活动中媒体到场传播报道至关重要，那么，大型的会务活动中，媒体邀约怎么做？
1、媒体方案必须符合费用预算规定
都说粮草先行兵马不动。在制定传播计划时,一定要掌握传播媒体的成本。我们可以根据成本预算制定实际的媒体计划,媒体管家上海软闻有媒体邀请省钱技巧,感兴趣的朋友也可以看一看。
2、媒体类型必须适合活动特点
媒体有不同的划分。不同媒体服务平台报道的具体内容和聚集的消费群体不同。公司必须根据活动类型明确实际媒体报道。有大牌明星参与,可以邀请游戏娱乐媒体和时尚媒体。如果是大牌明星站口的高科技活动,也可以邀请高科技媒体参与报道。其次,有些公司特别注重媒体的特点,比如是不是关键媒体。
3、邀请方案必须满足传播要求
根据成本预算和活动特点制定媒体名单后,整体审批,媒体邀请媒体邀请方案能否满足活动的推广市场需求?如果成本预算少,大家都想达到一定的沟通价值,这样可以邀请在场的媒体少一些,提升一些中后期发表文章的媒体。在不增加成本预算的前提下,也可以满足活动的推广市场需求。
企业举办新闻发布会，新品发布会，参加各种展会，活动，峰会，论坛等，这个时候就需要邀请的新闻媒体记者到现场采访宣传，报道助阵，提高现场氛围，企业品牌形象格调，后期对活动信息进行全面渠道的报道，可以迅速提升品牌产品知名度，可信度和性。全国媒体邀约、新闻发布、媒体公关服务商 ，目前可以邀请到的媒体资源有电视台、视频、报纸、网络、直播媒体自媒体kol 等“一站式”供应服务。
展会会议媒体邀约流程/步骤
1、提供确定活动时间，活动地址，以及活动主题内容
2、拟定媒体邀约名单
3、进行选题申请审核，较终确认媒体报道及到场媒体名单
4、提前准备新闻稿和现场媒体采访问
5、活动流程对接
现场执行，媒体管家上海软闻全程提供现场媒体采编及专访&群访：媒体现场采编及媒体专访，媒体群访工作对接
1、媒体到场接待
2、安排好媒体签到以及安排媒体采访区
3、现场媒体活动执行
会议活动后宣传报道活动结束以后，媒体记者回去原则上是按照甲方事先准备好的新闻通稿在对应的媒体上进行编辑报道。具体实施操作如下
1、提供较终确认新闻稿件
2、媒体自行进行编辑和媒体平台发布报道。
最后收尾，合作反馈汇报活动宣传报道之后，合作方会对本次邀请的媒体进行宣传报道的信息进行整理汇总给甲方。 完成后给到所有的报价链接和相关报道所有文件， 制作传播报告 结项报道。
电视台播放会提前通知甲方播放时间，网络播放链接可提供，视频媒体提供链接，网络媒体提供新链接和收录截图，报纸/杂志媒体有部分有网络链接提供，并且会寄至少一份样报/杂志给甲方，直播提供回放链接。
